Politique vie privée

Votre vie privée est importante pour nous.

1. Introduction

La présente déclaration décrit la manière dont nous (ADM-Concept Comm. V, ayant son siège à 8790 Waregem, Zuiderlaan 37/41, numéro d’entreprise 0681.376.203 — « nous / notre / ADM-Concept ») traitons des données à caractère personnel dans le cadre de nos activités vis-à-vis de tiers.

ADM-Concept s’engage à traiter vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données – RGPD) ainsi que la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

ADM-Concept agit en tant que responsable du traitement au sens du RGPD.

Pour toute question relative au traitement des données, vous pouvez nous contacter via les coordonnées mentionnées au point 8..

2. Définitions

Dans la présente Déclaration, différents termes issus du cadre légal relatif à la protection des données sont utilisés. Ces notions sont brièvement expliquées ci-dessous.

Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
Ce règlement est communément appelé RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Personne concernée: la personne physique identifiée ou identifiable dont les données sont traitées.

Autorié de protection des données: l’autorité chargée du contrôle du respect des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, succédant à l’ancienne Commission de la protection de la vie privée. Elle veille à l’application correcte de la législation en matière de protection des données.

Responsables conjoints du traitement: deux ou plusieurs entreprises qui déterminent conjointement les finalités (« pourquoi ») et les moyens (« comment ») du traitement des données à caractère personnel.

Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (et donc pas à une personne morale).

Est considérée comme identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données pseudonymisées qui peuvent être attribuées à une personne physique grâce à l’utilisation d’informations complémentaires sont donc également des données à caractère personnel.
En revanche, les données anonymes, qui ne peuvent plus être liées de quelque manière que ce soit à une personne, ne relèvent pas du Règlement sur la protection des données.

Traitement : une opération ou un ensemble d’opérations portant sur des données à caractère personnel ou sur un ensemble de telles données, effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction des données.

Responsable du traitement : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

3. Quelles opérations de traitement ADM-Concept effectue-t-elle ?

Dans le cadre de ses activités, ADM-Concept traite des données à caractère personnel.
La base juridique sur laquelle ADM-Concept se fonde est précisée pour chaque traitement, de même que les catégories de données concernées et les finalités du traitement.

3.1. Gestion des clients

Lorsque vous demandez un devis ou concluez un contrat avec ADM-Concept, celle-ci traitera vos données.

Catégories de données à caractère personnel :

Données d’identification : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, numéro de client
Données financières : mode de paiement choisi, adresse de facturation, IBAN (numéro de compte), BIC (code bancaire), données de carte de crédit
Données relatives aux achats : numéro de commande, détails des produits/services achetés, adresses de facturation

Finalités du traitement et base juridique : ADM-Concept traite ces données afin de pouvoir exécuter les services qu’elle fournit dans le cadre de l’accord conclu avec ses clients. Ces données sont nécessaires pour établir et exécuter les devis et les contrats, pour informer le client de la date prévue d’installation, etc. ADM-Concept se fonde à cet effet sur la base juridique de la nécessité contractuelle. Cela signifie que ces données sont requises pour prendre des mesures préalables à la conclusion du contrat ou qu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée (le client) est partie.

En outre, ADM-Concept traite ces données à des fins de facturation et de comptabilité (sur la base d’une obligation légale), ainsi que pour assurer sa défense en cas d’actions en justice (sur la base de son intérêt légitime consistant en le droit à un recours juridictionnel effectif).

3.2. Gestion des utilisateurs

Si vous utilisez notre logiciel au moyen d’un compte utilisateur, nous traitons vos données dans le cadre de cette utilisation.

Catégories de données à caractère personnel :

Données d’identification : par exemple, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse
Données d’identification électroniques : par exemple, adresse IP, données de connexion

Finalités du traitement et base juridique :

Nous avons besoin de ces données pour créer votre compte, ce qui repose sur la base juridique de la nécessité contractuelle. Nous traitons également ces données afin de vous informer sur l’utilisation du logiciel, ce qui s’inscrit dans notre intérêt à fournir un service adéquat (et repose donc sur notre intérêt légitime).

Nous traitons également vos données dans le but d’optimiser le logiciel. Cela signifie que nous analysons et utilisons vos données d’utilisation afin d’améliorer en continu les fonctionnalités, la sécurité et les performances du logiciel. Pour ce traitement, nous nous fondons sur notre intérêt légitime, celui-ci étant essentiel pour garantir et améliorer la qualité de nos services.

3.3. Relations avec les partenaires et sous-traitants

Dans le cadre de ses relations avec des partenaires et des sous-traitants, ADM-Concept peut être amenée à traiter des données à caractère personnel (des collaborateurs) de ces partenaires et sous-traitants.

Catégories de données à caractère personnel :

Données d’identification : nom, adresse e-mail et/ou numéro de téléphone
Données de paiement
Données professionnelles
Captations d’images (photos ou vidéos)

Finalités du traitement et base juridique : ADM-Concept traite ces données afin de pouvoir exécuter normalement le contrat conclu avec ses fournisseurs. À cette fin, ADM-Concept se fonde sur la base juridique de la nécessité contractuelle. Cela signifie que ces données sont nécessaires pour prendre des mesures préalables à la conclusion du contrat ou qu’elles sont indispensables à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée (le fournisseur) est partie.
L’utilisation de photos/vidéos sur le site web et/ou les réseaux sociaux, dans le but de renforcer la relation client et de favoriser le développement commercial de l’entreprise, repose sur le consentement des personnes concernées.

3.4. Traitement des demandes

Vos données à caractère personnel sont également traitées par ADM-Concept lorsque vous nous adressez une question via le formulaire de contact du site web, par e-mail ou par téléphone.

Catégories de données à caractère personnel :

Données d’identification : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone

Finalités du traitement et base juridique : ADM-Concept traite ces données afin de répondre à vos questions ou remarques et de vous contacter avec la réponse. À cette fin, elle se fonde sur la base juridique de l’intérêt légitime, à savoir l’intérêt de traiter les questions et remarques de manière adéquate.

3.5. Recrutement et sélection

Nous traitons certaines données à caractère personnel vous concernant lorsque vous postulez à une fonction chez ADM-Concept.

Catégories de données à caractère personnel :

Données d’identification
Données relatives à la formation et à l’enseignement
Données relatives à la profession et à la fonction
Loisirs et centres d’intérêt
Données psychologiques (par exemple, informations relatives à la personnalité et/ou au caractère)
Captations d’images (par exemple, la photo figurant sur votre CV)
Spécifiquement : données figurant dans les CV et les lettres de motivation.

Finalités du traitement et base juridique : ces données sont traitées uniquement dans le cadre de votre candidature à une fonction au sein d’ADM-Concept, afin d’enregistrer votre candidature, d’évaluer votre adéquation en tant que candidat, de vous contacter le cas échéant pour un entretien, de se défendre contre d’éventuelles actions en justice liées à la procédure de recrutement et de vous contacter en cas de futures opportunités d’emploi.

Pour le traitement de vos données à caractère personnel en vue de l’enregistrement de votre candidature, ADM-Concept se fonde sur la base juridique de la nécessité contractuelle, qui consiste à prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat. Afin d’évaluer votre adéquation en tant que candidat et de vous contacter pour un entretien, ADM-Concept se fonde sur son intérêt légitime, à savoir l’intérêt de vous évaluer avant de vous faire une offre d’emploi. Pour l’utilisation de vos données afin de vous contacter en cas de futures opportunités d’emploi, ADM-Concept vous demandera toujours votre consentement. Enfin, ADM-Concept fonde le traitement (la conservation) de vos données en vue de se défendre contre d’éventuelles actions en justice liées à la procédure de recrutement sur son intérêt légitime, à savoir le droit à un recours juridictionnel effectif.

4. Durées de conservation

ADM-Concept conserve et traite les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité. Dans certains cas, les données sont conservées plus longtemps afin de satisfaire aux obligations légales ou en vue de sa défense en justice.

4.1. Gestion des clients

Certaines informations de base relatives aux clients (telles que les contrats et les données financières) sont conservées par ADM-Concept pendant une durée pouvant aller jusqu’à dix ans après la fin de la relation, en raison d’éventuelles actions en justice et sur la base d’obligations légales. Cette durée de conservation est appliquée afin de permettre à ADM-Concept d’assurer sa défense en justice.

4.2. Gestion des utilisateurs

Les données des utilisateurs ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. ADM-Concept supprime les données des utilisateurs à la demande du client ou de l’utilisateur lui-même, par exemple lorsque l’utilisateur ne souhaite plus ou n’a plus besoin d’accéder au logiciel (lors de la désactivation du compte utilisateur), ou en cas de résiliation du contrat avec le client.

4.3. Relations avec les fournisseurs et sous-traitants

Certaines informations de base relatives aux fournisseurs (telles que les contrats et les données financières) sont conservées par ADM-Concept pendant une durée pouvant aller jusqu’à dix ans après la fin de la relation, en raison d’éventuelles actions en justice et sur la base d’obligations légales. Cette durée de conservation est appliquée afin de permettre à ADM-Concept d’assurer sa défense en justice.

4.4. Traitement des demandes

Nous conservons vos données pendant une durée raisonnable, conformément à nos finalités liées à la réponse adéquate à vos questions.

4.5. Recrutement et sélection

Si vous êtes engagé à la suite d’une candidature, ADM-Concept conserve vos données pendant une durée de 5 ans après la fin du contrat de travail.

Si vous n’êtes pas engagé à la suite d’une candidature, ADM-Concept conserve vos données pendant une durée de 5 ans après la fin de la procédure de recrutement afin de pouvoir se défendre contre d’éventuelles actions en justice liées à celle-ci.
Si vous avez donné votre consentement, ADM-Concept conserve vos données à caractère personnel afin de pouvoir vous contacter en cas de futures opportunités d’emploi pendant une durée maximale d’un an après la fin de la procédure de recrutement.

5. Communication des données à caractère personnel

La législation en matière de protection des données en dehors de l’Europe n’offre pas nécessairement le même niveau de protection que la législation européenne. Dans ce cas, ADM-Concept prendra les mesures nécessaires afin de garantir que vos données à caractère personnel soient protégées, sécurisées et traitées de manière confidentielle. Cela signifie qu’ADM-Concept demandera aux tiers de signer les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, afin de garantir que vos données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection que si elles étaient traitées au sein de l’EEE.

Vous pouvez nous contacter si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur le mécanisme que nous utilisons pour le transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE.

6. Destinataires des données à caractère personnel

Nous faisons appel à un certain nombre de sous-traitants techniques, tels que Microsoft Office pour le traitement des fichiers et des dossiers, avec lesquels les accords de traitement nécessaires ont été conclus.
Les données des clients (notamment les données d’identification) peuvent être partagées avec des fournisseurs ou des sous-traitants d’ADM-Concept dans le cadre de l’exécution du contrat.

7. Vos droits

Le Règlement général sur la protection des données vous confère, en tant que personne concernée, un certain nombre de droits relatifs à vos données à caractère personnel. L’exercice de ces droits est toutefois soumis à certaines conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données.

7.1. Le droit d’accès à vos données à caractère personnel

Une demande d’accès à vos données à caractère personnel vous permet de consulter vos données. Sur la base de ce droit, vous pouvez demander une copie des données qu’ADM-Concept détient à votre sujet. Cela vous permet de vérifier la licéité du traitement et de contrôler l’exactitude des données.

7.2. Le droit de rectification de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire rectifier des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes.

7.3. Le droit d’opposition fondé sur votre situation particulière (« droit d’opposition »)

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez à tout moment le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à de telles fins.

Dans les autres cas, lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière (ce qui nécessite une certaine motivation). Dans certains cas, ADM-Concept peut démontrer qu’elle dispose de motifs légitimes et impérieux pour traiter vos informations, qui prévalent sur vos droits et libertés. Dans ce cas, ADM-Concept, en tant que responsable du traitement, devra démontrer pourquoi vos données peuvent être traitées.

7.4. Le droit à l’effacement des données et le droit à l’oubli

Vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel s’il n’existe plus de motif légitime pour les traiter.

Le droit à l’effacement n’est pas absolu. Vous pouvez l’exercer dans l’un des cas limitativement énumérés suivants :

Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
ADM-Concept traite les données à caractère personnel de manière illicite ;
ADM-Concept doit effacer les données à caractère personnel en vertu d’une obligation légale ;
Vous retirez votre consentement ;
Vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition au traitement.

Dans certains cas, ADM-Concept peut refuser d’effacer vos données à caractère personnel. Dans ce cas, ADM-Concept vous en informera lorsque vous introduirez une demande d’effacement.

7.5. Le droit de retirer votre consentement à tout moment

Lorsque ADM-Concept se fonde sur votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait..

7.6. Le droit à la limitation du traitement

Une limitation du traitement signifie que le traitement est « gelé » : ADM-Concept ne peut plus que conserver les données à caractère personnel et doit cesser toute autre opération de traitement.

Vous avez droit à une limitation du traitement des données à caractère personnel lorsque :

Vous souhaitez que l’exactitude des données soit vérifiée ;
Le traitement est illicite ;
ADM-Concept n’a plus besoin des données à caractère personnel, mais vous en avez encore besoin pour l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
Vous exercez votre droit d’opposition, mais ADM-Concept vérifie si elle peut y donner suite.

7.7. Le droit à la portabilité des données

Le droit à la portabilité des données vous permet d’obtenir vos données à caractère personnel et de les réutiliser pour d’autres services. Vous ne pouvez exercer ce droit que lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou lorsqu’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec ADM-Concept. En outre, ce droit ne concerne que les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies et s’applique uniquement aux informations sous forme numérique.

7.8. Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (« APD »).

Avant d’introduire une réclamation, ADM-Concept vous encourage à la contacter afin de trouver une solution rapide à votre plainte.

7.9. L’exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits et/ou obtenir davantage d’informations à ce sujet, vous pouvez toujours contacter ADM-Concept via les coordonnées ci-dessous.

Lorsque ADM-Concept a des doutes raisonnables quant à votre identité, des informations complémentaires peuvent être demandées afin de vérifier celle-ci.

ADM-Concept s’efforce de répondre à votre demande dans un délai d’un mois. En fonction de la complexité de la demande et/ou du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires. En cas de prolongation, vous en serez informé dans le mois suivant la réception de votre demande.

8. Coordonnées de contact

Vous pouvez toujours contacter ADM-Concept via les coordonnées ci-dessous :

ADM-Concept
Zuiderlaan 37 bus 41

8790 Waregem

info@adm-concept.be

+ (32) 475 50 79 37

9. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de temps à autre. Si les modifications sont substantielles, nous vous en informerons via notre site web ou par un message envoyé par e-mail.

Dernière modification : 04/03/2025.